以前
場景一：會議室真的很難訂。下周一安排了和供應(yīng)商交流會，小李周四一早就來到公司，顧不上吃飯，就到前臺排隊等著訂會議室，在小李前面已經(jīng)有3個人在等著了。8點鐘，前臺MM來了，拿出會議室登記本，依次登記，等輪到小李一看，下周一的會議室已經(jīng)訂完了，真是欲哭無淚，只好再到別的樓層排隊碰運氣。
場景二：一般人我不告訴他。領(lǐng)導(dǎo)臨時要開一個碰頭會，吩咐小李找個會議室，小李樓上樓下跑了幾圈，汗流浹背，問候了所有前臺美女，時間過了半個小時，還是沒有找到會議室，只好求助于“會議室預(yù)訂達人”帥哥小王，小王拿起電話：
“張美女，21層有空會議室嗎？”“沒有。”
“劉美女，22層有會議室嗎？”“都用著。”
“陳美女，23層有會議室嗎？”“等等啊，我?guī)湍憧纯搭I(lǐng)導(dǎo)還開會不。”
1分鐘后，“2會領(lǐng)導(dǎo)會議取消了，你來用吧，我給你留著。”
謝天謝地，終于找到會議室了，暗暗發(fā)誓，一定要想辦法和前臺MM搞好關(guān)系。
改變
根據(jù)集團領(lǐng)導(dǎo)“全面實現(xiàn)信息化管理”的工作要求，會議室預(yù)訂系統(tǒng)作為一個重要的信息化項目列入研發(fā)計劃，我很榮幸接到了這項任務(wù)。“要做就做最好”是每一個萬達人做事的態(tài)度，既然要做，我們就要做最好用的會議室預(yù)訂系統(tǒng)，我們不僅要能在電腦上預(yù)訂會議室，我們還能在手機上預(yù)訂；不僅在公司能預(yù)訂會議室，在家里、上班路上、任何地方也都能預(yù)訂會議室。
項目開始之初，項目小組參觀了幾個兄弟公司，吸收他們的經(jīng)驗和教訓(xùn)；與行政部領(lǐng)導(dǎo)、前臺會議室管理員、各部門員工溝通交流，從不同的用戶角度聽取他們對會議室預(yù)訂系統(tǒng)的需求，特別是集團行政部領(lǐng)導(dǎo)，多次和我們一起進行需求和方案的討論，從會議室使用和管理的角度提出了許多有益的建議；在信息管理中心內(nèi)部廣發(fā)英雄帖，有相關(guān)經(jīng)驗的同事也紛紛獻計獻策。綜合各方需求和建議，我們確定了會議室管理系統(tǒng)的初步方案。
集團信息中心總經(jīng)理朱戰(zhàn)備和行政部總經(jīng)理姜國洲多次聽取匯報，并作出了一些方向性的指示：
“本樓層的人員應(yīng)該可以優(yōu)先使用本樓層的會議室……”
“需要有一定的管理手段，保證會議室有效使用……”
“對違規(guī)使用會議室人員，需要有一定處罰措施，督促他們合理使用會議室資源……”
“操作方式要讓用戶使用起來更方便，用戶的體驗是最重要的……”
“細節(jié)決定成敗”，信息管理中心副總經(jīng)理羅震全程關(guān)注和指導(dǎo)，要求項目組對每一個細節(jié)仔細推敲，每一項功能、頁面每一種配色、每一處文字的字體及大小、每一個按鈕的位置、每一個提示信息都反復(fù)進行優(yōu)化調(diào)整。經(jīng)過項目組全體人員的努力，萬達集團會議室預(yù)訂系統(tǒng)于10月份開始正式在集團上線使用，憑借技術(shù)先進性、使用的方便性、功能的完備性，會議室預(yù)訂系統(tǒng)很快在全集團得到推廣，獲得了一致好評。
會議室預(yù)訂系統(tǒng)的宣傳口號：“搖一搖，輕松預(yù)訂；掃一掃，快速簽到。”
現(xiàn)在
場景一：訂會議室就是這么簡單。下周一要和供應(yīng)商交流，小李周四早上來到公司，坐在餐廳，悠閑地吃著早餐，看到8點會議室預(yù)訂開放時間到了，邊吃肉餅邊打開手機，1分鐘后，成功預(yù)訂了下周一的會議室。
場景二：領(lǐng)導(dǎo)自己搖。領(lǐng)導(dǎo)臨時安排一個碰頭會，吩咐小李找個會議室，小李不慌不忙，拿出手機，輕輕一搖，馬上找到一個會議室并成功預(yù)訂，領(lǐng)導(dǎo)一看，行了，以后不用你找會議室了，我自己搖吧。
會議室預(yù)訂系統(tǒng)讓所有人隨時看到每個會議室的使用情況，方便用戶在會議室空閑時及時使用，極大地提高了會議室的使用效率，根據(jù)我們對10月份會議室使用效率的統(tǒng)計，以每個工作日8個小時有效工作時間基數(shù)計算，集團會議室的使用效率高達83%。根據(jù)我們的抽樣調(diào)查，會議室預(yù)訂系統(tǒng)上線前，每個員工平均每周花費在找會議室的時間至少在15分鐘以上，按照集團1000名員工計算，每周15000分鐘，每月超過60000分鐘，相當于5個人一個月的工作量。不算不知道，一算嚇一跳，小小會議室預(yù)訂系統(tǒng)至少能為集團節(jié)省5個人力的工作量，按照集團員工的平均工資計算，每年上百萬。
會議室預(yù)訂系統(tǒng)上線前，每層的會議室管理員每天必須早上8點前來到公司，為大家預(yù)訂會議室，每天有約一半的時間忙于接聽找會議室的電話，安排協(xié)調(diào)會議室的使用，會議室預(yù)訂系統(tǒng)上線后，除了處理一些特殊需求外，基本不再為會議室管理花費太多的時間，可以有更多的時間來處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
對來萬達的訪客來說，會議室預(yù)訂系統(tǒng)是他們首先有機會接觸到的信息系統(tǒng)，毫不夸張地說，會議室預(yù)訂系統(tǒng)在一定程度上代表了企業(yè)的IT形象。當一個合作伙伴的人員來公司交流，看到我們搖一搖預(yù)訂會議室、掃一掃進行簽到，對我們的會議室預(yù)訂系統(tǒng)給予很高的評價時，作為萬達人，我驕傲；作為萬達信息人，我更自豪。會議室預(yù)訂系統(tǒng)集團總部成功運用后，下一步將向所有下屬公司推廣，以切實提高整個集團的行政辦公效率。