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把便簽貼到極致

作者:集團財務管理中心 張志清

方法概述

如何在極短時間內從幾百上千頁文件中快速定位到待簽頁面、待簽位置是決定工作效率的關鍵因素。

財務部門的同事們,利用彩色小便簽,精準定位、明確信息、分門別類,把便簽的作用發(fā)揮到了極致,完成了快速定位的作用。

操作流程

在粘貼便簽條時,要注意精準度,如需要用尺子比量每一張便簽條粘貼的位置,在每一張便簽條上注明總頁數和已簽頁數,再用不同顏色的便簽條標識每一類文件、簽字的位置用鉛筆勾畫、便簽條應該貼在上頁的背面。

操作案例

2012年初,我被分配了一項重要工作——給董事長簽字的文件貼便簽條。貼個便簽條就算重要工作了?我偷笑著松了一口氣,漫不經心地開始動手操作。不到半小時完成任務,信心滿滿前去交卷,沒想到迎接我的卻是嚴厲的批評:簽字的位置沒有用鉛筆勾畫出來!便簽條應該貼在上頁的背面,而不是當頁的正面!粘貼位置不一致,看起來雜亂無章!總頁數和已簽頁數沒有標注清楚!不同種類的文件要用不同顏色的便簽條進行區(qū)分!……

看似簡單的工作竟被連續(xù)退回了5次!一遍又一遍的返工讓我頭昏腦漲、煩惱不已??闯隽宋倚闹械南敕?,領導耐心地說:知道為什么讓你貼便簽條嗎?作用是什么?好處在哪里?

帶著三分質疑和七分困惑我開始在字典、網絡上搜尋,便簽條的作用無非是標注、備忘、提醒、分類,以提高工作效率,沒什么特別。但接下來做的一個測算,卻著實嚇了我一跳:

本次需簽字文件分3類,每類8份,共24份,每份簽10個字,共需簽240個字。如果不用便簽條標注,以平均厚度每份50頁計算,從頭翻到尾,再加上簽字,最快也需3分鐘,24份文件,也即1小時12分鐘;如果按照修改前的粘貼方式,雖有標注但流于形式,不僅容易產生漏簽,而且定位到頁后還需尋找簽字位置,每本約2分鐘,共需48分鐘;如果按照修改后的標注方式,清晰明了,能夠直接定位到簽字處,每本約1分鐘,只需24分鐘即可解決問題!總工作量不變,標注是否清晰準確,工作時間的差異居然接近50分鐘!?。?/p>

看到我滿面羞愧地講述著測算結果,領導語重心長地說:你的這一項簽字只不過董事長日常需處理文件的百分之一、千分之一,項目摘牌、合同簽訂、圖紙設計、融資貸款、審計報告、預算決算……樣樣都需要董事長親簽,一項工作多耗費50分鐘,10項就多耗費8個小時,如果效率不夠高,一天時間豈不就在簽字這樣的工作上耗費光了?永遠記住,花費我們一小時,節(jié)約領導十分鐘,是值得的!

是啊,領導有太多大事需要處理,在我們力所能及的范圍內,盡量減輕他的負擔,擠出時間留給關乎企業(yè)生存發(fā)展的重要決策事項,才真正有意義。想到這兒,我端正態(tài)度、摒棄浮躁、重新再來。用尺子比量每一張便簽條粘貼的位置,在每一張便簽條上注明總頁數和已簽頁數,再用不同顏色的便簽條標識每一類文件……經過大半天的奮戰(zhàn),終于上交了一份滿意的答卷。

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