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2020年5月 首頁(yè) > 企業(yè)內(nèi)刊

一、推動(dòng)集團(tuán)所有業(yè)務(wù)電簽化

A方案

員工姓名:范蕓    所屬部門(mén):集團(tuán)法務(wù)中心

一、金點(diǎn)子摘要

用電簽形式替代傳統(tǒng)法務(wù)小簽,提高工作效率。  

二、目的或意義

根據(jù)集團(tuán)制度,合同類(lèi)文件用印時(shí)必須持有法務(wù)中心審核人員小簽版本,實(shí)務(wù)中一般由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將小簽文本呈報(bào)給法務(wù)經(jīng)辦人,法務(wù)經(jīng)辦人核實(shí)無(wú)誤后蓋法務(wù)中心小簽章或角簽,這種方式不可避免需要人與人接觸,包括業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、法務(wù)經(jīng)辦人和小簽章保管人。

疫情當(dāng)前,電子簽批已越來(lái)越多地代替?zhèn)鹘y(tǒng)方式,成為政府及企業(yè)的選擇。為更大限度地減少同事間的接觸,杜絕感染新冠肺炎的隱患,建議法務(wù)小簽由線(xiàn)下調(diào)整為線(xiàn)上電子小簽。此舉不僅符合當(dāng)前疫情下的特殊需求,減少聚集,有效規(guī)避疫情帶來(lái)的不便,同時(shí),線(xiàn)上電子小簽還可節(jié)省人員聚集所消耗的時(shí)間,提高溝通效率,減少人為因素帶來(lái)的失誤,小簽登記速度也將大大提高,有助于提升日常事務(wù)工作效率,在疫情結(jié)束后也應(yīng)當(dāng)保留。此外,電子小簽線(xiàn)上留存的方式,便于小簽記錄的存儲(chǔ)及管理,無(wú)紙化辦公也更符合環(huán)保訴求。

三、落地執(zhí)行建議

法務(wù)中心與信息管理中心已經(jīng)就電子小簽的可行性進(jìn)行了討論,目前正在積極開(kāi)發(fā)電子小簽系統(tǒng),預(yù)計(jì)近期可以完成。

 

B方案

員工姓名:鹿景吉   所屬部門(mén):商業(yè)規(guī)劃院南區(qū)設(shè)計(jì)所

一、金點(diǎn)子摘要

電子簽批平臺(tái)逐步替代紙質(zhì)簽批,節(jié)省人力、紙張,還可以減少過(guò)程中因?yàn)槿藶橐蛩禺a(chǎn)生的失誤,做到簽批無(wú)接觸,簽批可追溯。

二、目的或意義

在國(guó)內(nèi)持續(xù)近三個(gè)月的疫情大背景下,重大商事活動(dòng)以不見(jiàn)面有序高效推進(jìn),讓曾經(jīng)一度被可有可無(wú)對(duì)待的電子簽名陸續(xù)受到國(guó)家各大部委關(guān)注。萬(wàn)達(dá)作為全球最大的不動(dòng)產(chǎn)商和大型國(guó)際企業(yè),有必要也有責(zé)任引領(lǐng)民營(yíng)企業(yè)踏足該領(lǐng)域,推進(jìn)企業(yè)信息化跨上新臺(tái)階。

三、落地執(zhí)行建議

1)集團(tuán)信息管理中心牽頭,與法大大上上簽等電子簽名行業(yè)頭部企業(yè)合作,制定電簽落實(shí)計(jì)劃和落實(shí)辦法。

2)具體需開(kāi)發(fā)加入OA系統(tǒng)自動(dòng)簽字組件,需支持強(qiáng)制痕跡保留、手寫(xiě)簽名、電子印章、版本控制等辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。公司采集人員手寫(xiě)簽字并經(jīng)掃描和數(shù)字化處理,圖紙經(jīng)OA審批通過(guò)后,自動(dòng)根據(jù)審批人和簽字圖框需求生成相應(yīng)的簽字和日期。

3)建立部門(mén)試點(diǎn),從電子小簽開(kāi)始實(shí)踐、試錯(cuò)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),待成熟后拓展至各部門(mén)和正式簽批。

此舉除滿(mǎn)足疫情下的無(wú)接觸少接觸硬性要求,還可以節(jié)省人力、紙張,并減少過(guò)程中因人為因素產(chǎn)生的失誤,減少約見(jiàn)和簽字時(shí)間,節(jié)省各項(xiàng)成本并提高工作效率。

 

C方案

員工姓名:黃碩  所屬部門(mén):集團(tuán)信息管理中心

一、金點(diǎn)子摘要

將簽批流程由紙質(zhì)改為電子簽批,提高效率,減少浪費(fèi),避免偽造。

二、目的或意義

2004年已頒布《中華人民共和國(guó)電子簽名法》,近幾年,電子簽名在政府部門(mén)、金融、電子商務(wù)、衛(wèi)生、交通、地產(chǎn)、旅游、教育等多個(gè)行業(yè)得到了廣泛應(yīng)用。特別是在此次疫情背景下,電子簽批的運(yùn)用尤其顯得必要。電子簽名相比傳統(tǒng)紙質(zhì)方式,具有高效、低耗、便捷等特點(diǎn)。文件簽署全程電子化,簽批不受時(shí)間、空間限制。

多數(shù)場(chǎng)景下,線(xiàn)下的紙質(zhì)文件簽批可以使用電子簽批進(jìn)行替代,電子簽名代表簽批人對(duì)文件的內(nèi)容認(rèn)可并同意。電子簽批通過(guò)對(duì)簽批人的身份進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證,對(duì)簽批過(guò)程的真實(shí)意愿進(jìn)行驗(yàn)證,對(duì)簽批電子文件運(yùn)用加密算法進(jìn)行簽名以防止篡改,簽批過(guò)程可追溯。

三、落地執(zhí)行建議

在萬(wàn)達(dá)開(kāi)發(fā)建設(shè)電簽平臺(tái)系統(tǒng),提供電子文件簽批功能。經(jīng)辦人發(fā)起文件簽批,簽批人查看文件內(nèi)容后,對(duì)文件進(jìn)行簽批,系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)調(diào)用簽批人的密鑰對(duì)文件進(jìn)行加密計(jì)算,加密后的文件自動(dòng)留痕防篡改。

對(duì)于集團(tuán)內(nèi)部適用的場(chǎng)景,建議改為電子簽批。同時(shí),也可根據(jù)需要,適當(dāng)在萬(wàn)達(dá)與合作伙伴的業(yè)務(wù)中,引入電子簽約技術(shù),確保簽約過(guò)程安全、可控、可追溯。

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