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2020年5月 首頁 > 企業(yè)內(nèi)刊

一、推動集團所有業(yè)務電簽化

A方案

員工姓名:范蕓    所屬部門:集團法務中心

一、金點子摘要

用電簽形式替代傳統(tǒng)法務小簽,提高工作效率。  

二、目的或意義

根據(jù)集團制度,合同類文件用印時必須持有法務中心審核人員小簽版本,實務中一般由業(yè)務經(jīng)辦人將小簽文本呈報給法務經(jīng)辦人,法務經(jīng)辦人核實無誤后蓋法務中心小簽章或角簽,這種方式不可避免需要人與人接觸,包括業(yè)務經(jīng)辦人、法務經(jīng)辦人和小簽章保管人。

疫情當前,電子簽批已越來越多地代替?zhèn)鹘y(tǒng)方式,成為政府及企業(yè)的選擇。為更大限度地減少同事間的接觸,杜絕感染新冠肺炎的隱患,建議法務小簽由線下調(diào)整為線上電子小簽。此舉不僅符合當前疫情下的特殊需求,減少聚集,有效規(guī)避疫情帶來的不便,同時,線上電子小簽還可節(jié)省人員聚集所消耗的時間,提高溝通效率,減少人為因素帶來的失誤,小簽登記速度也將大大提高,有助于提升日常事務工作效率,在疫情結(jié)束后也應當保留。此外,電子小簽線上留存的方式,便于小簽記錄的存儲及管理,無紙化辦公也更符合環(huán)保訴求。

三、落地執(zhí)行建議

法務中心與信息管理中心已經(jīng)就電子小簽的可行性進行了討論,目前正在積極開發(fā)電子小簽系統(tǒng),預計近期可以完成。

 

B方案

員工姓名:鹿景吉   所屬部門:商業(yè)規(guī)劃院南區(qū)設計所

一、金點子摘要

電子簽批平臺逐步替代紙質(zhì)簽批,節(jié)省人力、紙張,還可以減少過程中因為人為因素產(chǎn)生的失誤,做到簽批無接觸,簽批可追溯。

二、目的或意義

在國內(nèi)持續(xù)近三個月的疫情大背景下,重大商事活動以不見面有序高效推進,讓曾經(jīng)一度被可有可無對待的電子簽名陸續(xù)受到國家各大部委關(guān)注。萬達作為全球最大的不動產(chǎn)商和大型國際企業(yè),有必要也有責任引領(lǐng)民營企業(yè)踏足該領(lǐng)域,推進企業(yè)信息化跨上新臺階。

三、落地執(zhí)行建議

1)集團信息管理中心牽頭,與法大大上上簽等電子簽名行業(yè)頭部企業(yè)合作,制定電簽落實計劃和落實辦法。

2)具體需開發(fā)加入OA系統(tǒng)自動簽字組件,需支持強制痕跡保留、手寫簽名、電子印章、版本控制等辦公自動化系統(tǒng)。公司采集人員手寫簽字并經(jīng)掃描和數(shù)字化處理,圖紙經(jīng)OA審批通過后,自動根據(jù)審批人和簽字圖框需求生成相應的簽字和日期。

3)建立部門試點,從電子小簽開始實踐、試錯和經(jīng)驗總結(jié),待成熟后拓展至各部門和正式簽批。

此舉除滿足疫情下的無接觸少接觸硬性要求,還可以節(jié)省人力、紙張,并減少過程中因人為因素產(chǎn)生的失誤,減少約見和簽字時間,節(jié)省各項成本并提高工作效率。

 

C方案

員工姓名:黃碩  所屬部門:集團信息管理中心

一、金點子摘要

將簽批流程由紙質(zhì)改為電子簽批,提高效率,減少浪費,避免偽造。

二、目的或意義

2004年已頒布《中華人民共和國電子簽名法》,近幾年,電子簽名在政府部門、金融、電子商務、衛(wèi)生、交通、地產(chǎn)、旅游、教育等多個行業(yè)得到了廣泛應用。特別是在此次疫情背景下,電子簽批的運用尤其顯得必要。電子簽名相比傳統(tǒng)紙質(zhì)方式,具有高效、低耗、便捷等特點。文件簽署全程電子化,簽批不受時間、空間限制。

多數(shù)場景下,線下的紙質(zhì)文件簽批可以使用電子簽批進行替代,電子簽名代表簽批人對文件的內(nèi)容認可并同意。電子簽批通過對簽批人的身份進行實名認證,對簽批過程的真實意愿進行驗證,對簽批電子文件運用加密算法進行簽名以防止篡改,簽批過程可追溯。

三、落地執(zhí)行建議

在萬達開發(fā)建設電簽平臺系統(tǒng),提供電子文件簽批功能。經(jīng)辦人發(fā)起文件簽批,簽批人查看文件內(nèi)容后,對文件進行簽批,系統(tǒng)后臺自動調(diào)用簽批人的密鑰對文件進行加密計算,加密后的文件自動留痕防篡改。

對于集團內(nèi)部適用的場景,建議改為電子簽批。同時,也可根據(jù)需要,適當在萬達與合作伙伴的業(yè)務中,引入電子簽約技術(shù),確保簽約過程安全、可控、可追溯。

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